Legajo del personal

Debo aclarar que en esta oportunidad, buscamos ser más prácticos que jurídicos, atendiendo la inexistencia de una norma expresa y taxativa que debe contener, aclarando de todas formas que las sugerencias responden a obligaciones y normas mayoritariamente, y que entendemos colaborarán con el cumplimiento en el ejercicio de su función.

Comenzamos por contar con copia del DNI, como del CUIL del trabajador. Asimismo, más allá de contar con un eventual currículum vitae de donde surjan varios datos del mismo, es aconsejable armar una formulario de ingreso para los nuevos empleados, como para aquellos que ya se encuentren presentando tareas, en caso de no contar con uno, el cual podemos denominar “actualización de datos”, donde además de sus datos personales, surja su composición familiar, denuncia de su domicilio con leyenda que diga “que se compromete mantenerlo actualizado mediante notificación fehaciente”.

Resulta oportuno contar con una declaración de su situación previsional, a cuyo fin también se le debe requerir que presente su historia laboral, (más conocida como “sábana del ANSES”), y que al final del formulario o planilla exista otra leyenda que diga que los datos suministrados constituyen declaración jurada por parte del mismo, siendo propio que cada uno complete de su puño y letra el formulario, firmándolo al pie del mismo.

Asimismo, el legajo deberá contar con las constancias de apta médica, tanto del examen pre ocupacional, como de los exámenes médicos periódicos, y post ocupacional como de asistencia a los cursos de seguridad e higiene en el trabajo. Para que los dependientes de la actividad regida por la Ley 12981, puedan instar los tramites tendientes a la obtención de su libreta de trabajo ante el Ministerio de Trabajo, se les deberá suministra un certificado de trabajo, debiendo quedar constancia de su entrega, mencionamos que el trabajador deberá presentar asimismo, certificado de buena salud y de buena conducta.

Desde que ingresan, debe dárseles el alta ante la AFIP, contratarles una ART y hacerles entrega de la credencial respectiva, contratando también el seguro de vida obligatorio, debiendo proveerles de los formularios respectivos para la designación de beneficiarios tanto en el caso del seguro de vida mencionado como el de fallecimiento contemplado en el Art 27 del CCT 589/10.

Si bien los contratos por tiempo indeterminado no requieren necesariamente la celebración de contrato escrito, en los supuestos de excepción a esta regla –contratos a plazo fijo y los eventuales–, corresponde celebrarlos por escrito, recordando asimismo el cumplimiento del Art 9 de la Ley 12981 para que puedan ser reputados formalmente válidos.

En relación con las obligaciones a su cargo, y de existir órdenes específicas sería conveniente que exista constancia escrita de ello, la cual podría instrumentarse a través del libro de Órdenes del Consorcio. Constancia de entrega de ropa y elementos de trabajo.

En cumplimiento con la ley de jornada de trabajo, contar con las planillas de horarios, como los registros en el supuesto de prestación de horas extras. En los supuestos del personal de jornada completa y corrida, y continuada, notificación del tiempo en que gozaran de los 30 minutos de descanso diario, como notificación de la existencia de eventuales embargos sobre el sueldo de los mismos.

Datos y constancia de entrega de la cuenta sueldo, o nota escrita donde surja la exigencia del dependiente a optar por el cobro de sus haberes en efectivo de conformidad con lo dispuesto en el Art 124 LCT.

Hacerle firmar los recibos sueldo, como contar con las constancias licencias por ejemplo, certificado defunción de un familiar, de nacimiento certificados médicos, de acuerdo a la licencia que se goce y necesite acreditarse. No olvidemos la notificación del comienzo de goce de las vacaciones (mínimo 45 días de antelación). Para los casos de suministro de la portería, constancia de estado, y entrega, como cuando la misma sea restituida. Se sugiere también realizar visitas periódicas a la misma y contar con constancia de ello.

En relación con eventuales sanciones que pudieran llegar a existir, siempre guardar constancia de su notificación, como de la prueba de los motivos que la ameritaron. En todos estos supuestos, de todo lo que se les entregue, notifique que quede constancia fehaciente de su entrega.

Someramente mencionamos los formularios atinentes a Régimen Retención Impuesto a las Ganancias. (Formulario 572B), como declaración jurada del grupo familiar para el seguro de salud, como el de derivación de derivación de aportes de obra social, el de cese de servicios, notificación del régimen de asignaciones familiares.

En caso que un dependiente cuente con los requisitos para que se lo pueda intimar a que inicie los trámites jubilatorios en los términos del Art 252 de la LCT, notificación fehaciente de intimación para su inicio y constancia de entrega de la documentación del Art 80 LCT.

Una vez finalizado el vínculo, guardar también, la notificación de la desvinculación, como de la entrega de la documentación del Art 80 LCT, certificación de servicios Art. 80 Formulario ANSES PS 6.2, certificación de aportes y contribuciones AFIP F 984, certificado de trabajo confeccionado por administrador, puestos o categorías cursos.

Por último, queremos agregar que en los supuestos de contratación con empresas de vigilancia, o maestranza, exigirles a las mismas entrega de copia relacionadas con aptos médicos, asistencia a cursos de seguridad e higiene, recibos de sueldo, constancia de alta del personal que envíen como del pago de las cargas sociales, pago de sueldos, copias de recibos firmados, datos de las cuenta sueldo.

Dra. Mercedes Albisu